Från tradition till framtid – Strukton Rail skapar en flexibel arbetsplats tillsammans med WeOffice

När Sveriges största privata järnvägsentreprenör såg behovet av en modernare arbetsmiljö ville de skapa mer än bara ett vackert kontor. Tillsammans med WeOffice utvecklade Strukton Rail en arbetsplatsstrategi som speglar företagets kultur, stödjer medarbetarna i deras arbete, stärker gemenskapen och förbereder huvudkontoret för framtidens arbetssätt.

Bakgrunden – en ledande aktör i rörelse framåt

Strukton Rail AB har en central roll i att hålla Sveriges järnvägssystem i rörelse. Som en del av nederländska Strukton Groep NV planerar, bygger och underhåller de spårtrafiken i hela landet. Med hög kompetens och ett starkt ansvarstagande driver organisationen utvecklingen framåt genom innovation.

När verksamheten växte blev det tydligt att det gamla huvudkontoret i Stockholm inte längre stödde de nya arbetssätten. Lokalerna var byggda för en mer traditionell kontorsvardag. Nu ville man skapa en miljö som bättre speglar kulturen, ambitionerna och framtidsinriktningen – en arbetsplats som både medarbetare och besökare känner stolthet över.

Utmaningen – att skapa ett kontor som tillgodoser verksamhetens diversifierade behov

Strukton Rail identifierade flera utvecklingsområden:

• Fler fokuserade arbetsytor och tysta rum

• Modern teknik för både fysiska och digitala möten

• Flexibilitet för att kunna anpassa lokalerna över tid

• Gemenskap och trivsel som stärker kulturen

Olika avdelningar hade dessutom skilda behov – från HR:s krav på avskildhet till säkerhetsgruppens behov av omklädningsutrymmen. För att lyckas krävdes en helhetsstrategi.

Från vision till verklighet

WeOffice tog sig an uppdraget med sitt evidensbaserade ramverk Workplace Adequacy™. Tillsammans med Strukton Rail inleddes en strukturerad process där vision, medarbetarperspektiv och data lade grunden för den framtida arbetsplatsen.

Visionen

Visionen sattes gemensamt i en workshop med ledningsgruppen: Skapa en flexibel, attraktiv och trivsam miljö som inspirerar och stödjer medarbetarna –en plats som stärker gemenskapen, underlättar samarbete och ger utrymme för koncentration när det behövs.

Processen

Medarbetarnas röst var central. Genom fokusgrupper, workshopen ”Min dag på jobbet” och enkäten Workplace Adequacy Survey samlades värdefulla insikter om behov, arbetssätt och trivselfaktorer. Insikterna kombinerades med närvarodata och analyser av arbetsmönster, vilket resulterade i en tydlig, verksamhetsanpassad plan för hur kontoret skulle utformas – rätt dimensionerat, flexibelt och i linje med organisationens kultur.

Implementeringen

När strategin var på plats tog WeOffice helhetsansvar för implementeringen. Arbetet omfattade lokalsök, hyresförhandling, framtagning av inredningskoncept, projektledning av hela förändringen, kostnadsuppskattning och stöd vid upphandlingar. WeOffice säkerställde att Strukton Rails intressen bevarades gentemot hyresvärd och byggentreprenör, samtidigt som förändringsledningsinsatsen strukturerades för att medarbetarna skulle vara delaktiga och väl förberedda. På så sätt omsattes visionen och strategin i praktiken, med WeOffice som projektledare genom hela processen.

Förändringen i praktiken – en arbetsplats för alla behov

När strategin och implementeringen tog form blev det tydligt att huvudkontoret skulle byggas upp kring zoner som ger tydlighet och valfrihet:

• Gröna zoner – öppna ytor för interaktion, digitala möten och spontana samtal

• Orange zoner – lugnare arbetsytor med kortare interaktioner

• Röda zoner – helt tysta zoner för koncentration och sekretess

Lokalerna utrustades med ergonomiska möbler, höj- och sänkbara bord, dubbla skärmar och modern mötesteknik. Mindre rum med ljudisolering möjliggör ostörda digitala möten, och en studio skapades för film- och ljudproduktion.

Trivsel och hållbarhet var viktiga pusselbitar. Generösa fikaytor främjar sociala möten, och duschar samt omklädningsrum underlättar för cyklister och fältpersonal. Grönska, närhet till kollektivtrafik och en genomtänkt förvaringsstruktur skapar en helhet som både är praktisk och trivsam.

Resultatet – en framtidssäkrad arbetsplats

Strukton Rails nya kontor är mer än bara en fysisk miljö. Det är en flexibel, hållbar och representativ plattform för hela organisationen – en plats som förenar företagets tradition med framtidens arbetssätt.

Fördelarna är tydliga:

· Rätt dimensionerat – Kontoret är utformat utifrån en vanlig arbetsdag när många är på plats, så det varken är över- eller underdimensionerat.

· Flexibelt – Kan hantera kommande organisationsförändringar utan dyra ombyggnationer.

· Attraktivt – En plats där människor vill vara.

· Representativt – Stärker Strukton Rails varumärke.

· Hållbart – Främjar både hälsa och resurseffektivitet.

Röster från samarbetet

Strukton Rail visade mod genom att tänka långsiktigt och involvera hela organisationen i förändringsprocessen. Med vårt evidensbaserade arbetssätt kunde vi förankra besluten både i fakta och i medarbetarnas verklighet. Tillsammans skapade vi inte bara nya lokaler – vi skapade en arbetsplats som stärker kulturen och banar väg för framtidens sätt att arbeta, säger Aram Seddigh, VD och certifierad arbetsplatsstrateg på WeOffice.

Det nya kontoret har blivit en harmonisk och kreativ plats där olika arbetssätt och behov har tagits tillvara. Det är också väldigt vackert inrett där det enkla och avskalade genomsyrar mötesrum, arbetsytor och matsal, men utan att förlora det viktigaste – bolaget själ, säger Cecilia Romare, Kommunikationschef på Strukton Rail