Ett kontor med lärandet i väggarna – Sanoma Utbildning skapar rum för utveckling

Bakgrunden – ett kontor som främjar lärande och samarbete

Sanoma Utbildning är ett av Sveriges ledande kunskapsföretag, med fokus på att utveckla och sprida utbildning. När organisationen stod inför att lämna sina tidigare lokaler såg man en möjlighet att skapa en arbetsmiljö som inte bara möter dagens behov, utan som aktivt stärker företagets uppdrag: att främja lärande, samarbete och innovation.

För att förverkliga visionen behövde Sanoma en helhetslösning: från strategi och lokalsök till hyresförhandling, design och inflyttning. Här blev WeOffice en strategisk partner som följde hela processen.

Utmaningen – mer än ett nytt kontor

Sanoma stod inför flera viktiga utmaningar:

Ett kontor som speglar uppdraget. Lokalerna skulle underlätta kunskapsdelning, kreativt samarbete och lärande.

Struktur och planering. Företaget behövde en arbetsplatsstrategi som definierade hur olika ytor bäst används för både fokusarbete och samverkan.

Hållbarhet. Materialval och inredning skulle präglas av återbruk och långsiktigt tänk.

Tidsramar. Förbättringarna behövde genomföras tidseffektivt, utan att kompromissa med kvalitet eller funktionalitet.

Kort sagt: målet var ett framtidssäkrat kontor som kombinerar funktion, identitet och flexibilitet.

Resan med WeOffice – från analys till färdigt kontor

Steg 1: Arbetsplatsstrategi med evidensbaserat fokus

Projektet startade med en omfattande analys baserad på ramverket Workplace Adequacy™. Genom att kartlägga verksamhetens behov, arbetsprocesser och framtida mål kunde WeOffice skapa en strategi som låg till grund för kontorets dimensionering, zonindelning och utformning av både samarbetsytor och tysta rum. Målet var en arbetsplats som både är professionell och inspirerande, och som stödjer Sanomas uppdrag att sprida kunskap.

Steg 2: Lokalsök och hyresförhandling

När strategin var på plats hjälpte WeOffice Sanoma att hitta rätt lokal och att förhandla hyresvillkoren. Den strukturerade processen säkerställde att lokalerna uppfyllde både funktionella och ekonomiska krav, vilket gav en trygg grund för den fortsatta utformningen.

Steg 3: Hållbar design och inredning

I designfasen låg fokus på långsiktighet och miljömedvetenhet. Genom återbruk av material, miljövänliga val och noggrann planering skapades en flexibel arbetsmiljö med öppna ytor, mötesrum i flera storlekar och tysta zoner. Inredningen utformades för att stödja önskade beteenden – främja samarbete, ge möjlighet till koncentrerat arbete och stimulera kreativitet – samtidigt som den speglar Sanomas värderingar.

Steg 4: Kundens perspektiv

Ingrid Ahotupa, kommerciellt ansvarig för Sanoma Sverige och kontorschef på Sanoma Utbildning.

”När vårt hyresavtal började gå ut behövde vi mer än bara en ny lokal – vi behövde en genomarbetad strategi. Tack vare stödet vi fått genom hela processen har vi skapat en miljö som verkligen stödjer vårt arbetssätt. Vi har kunnat fokusera på vårt huvuduppdrag – att sprida kunskap – istället för att felsöka lokaler eller teknik. Och vi höll dessutom vår pressade tidplan, vilket var en stor lättnad,”

Förändringen i praktiken – en miljö för lärande

Det nya kontoret kombinerar funktion, flexibilitet och identitet på ett genomtänkt sätt:

Flexibilitet: Variation av öppna ytor, mötesrum i olika storlekar och tysta arbetszoner.

Hållbarhet: Återbruk och miljövänliga materialval har prioriterats.

Trivsel: Ljusa och moderna lokaler med sociala ytor som främjar möten och samverkan.

Effektivitet: Teknik och planering som gör samarbete smidigt både fysiskt och digitalt.

Kultur: Kontoret reflekterar Sanomas värderingar och stärker organisationens identitet.

Resultatet – en arbetsplats som stärker lärande och samarbete

Sanomas nya kontor är mer än en plats för arbete – det är en strategisk resurs som stödjer både verksamheten och medarbetarna.

Fördelarna är tydliga:

Rätt dimensionerat för verksamheten: Utformat för att möta både nuvarande och framtida behov.

Diversifierat: Bra ytor för trivsel, samarbete, möte och fokus

Hållbart: Miljömässigt och ekonomiskt genomtänkt.

Attraktivt: Skapar trivsel, engagemang och stolthet hos medarbetarna.

Helhetslösning: Från analys till inflyttning – en sammanhängande process som garanterar kvalitet.

Röster från samarbetet

WeOffice:

”Genom Workplace Adequacy™ Survey kunde vi på ett strukturerat sätt följa upp effekterna av den genomförda förändringen. Resultaten visar tydligt att kontoret nu är bättre dimensionerat, att medarbetarnas tillfredsställelse med de tillgängliga ytorna har ökat och att samarbetet underlättas i den nya miljön. Dessutom har den övergripande funktionaliteten förbättrats markant. Överlag visar eftermätningen att en evidensbaserad metodik för framtagning och implementering av arbetsplatsstrategi på ett träffsäkert sätt kan förbättra arbetsmiljön genom att tillgodose medarbetarnas behov.” — Aram Seddigh, vd på WeOffice

Sanoma Utbildning:

”Det känns fantastiskt att kunna erbjuda våra medarbetare en miljö där lärande, samarbete och produktivitet möts. Kontoret är en viktig del av vårt varumärke – och det märks i varje detalj.” — Ingrid Ahotupa, kommerciellt ansvarig för Sanoma Sverige och kontorschef på Sanoma Utbildning.